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Vergleichstabelle

DictNow: Datenschutz und Serverstandort

Was DictNow zu DSGVO, Auftragsverarbeitung, Speicher- und Verarbeitungsort, Training mit Kundendaten und Zertifikaten angibt, mit Quellen.

Stand 12. Oktober 202610 Quellen im Profil
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Kurzfassung

Mit EinschränkungenKeine Angabe zum Training.

AVV und Produktanlagen trennen Cloud-Hosting in Deutschland, europäischen Support, Supporttickets in Großbritannien und lokale Verarbeitung bei On-Premise. Für das Cloud-Rechenzentrum nennt die Anlage ISO 27001. Die Erkennung passt sich an persönliche Stimmmerkmale und Wörterbücher an. Ob Diktate in allgemeine Modelle einfließen, regeln AVV und Anlagen nicht ausdrücklich.

Datenschutz im Überblick

KriteriumStatusHerstellerangabe
DSGVO-AngabeKonformität erklärtAVV und Anlage zu Gesundheitsdaten regeln die Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Quelle
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)VerfügbarAVV und Verarbeitungsanlagen für DictNow Cloud und On-Premise sind öffentlich. Quelle
SpeicherortEUGespeichert wird laut Dokumentation wahlweise lokal beim Anwender oder in der EU, für Support und andere betriebliche Zwecke auch im Vereinigten Königreich. Quellen 1 2
VerarbeitungsortEUVerarbeitet wird laut Dokumentation wahlweise lokal beim Anwender oder in der EU, für Support und andere betriebliche Zwecke auch im Vereinigten Königreich. Einzelheiten stehen unter „Regionen im Detail“. Quellen 1 2 3
Training mit KundendatenKeine AngabeDie Erkennung passt sich an persönliche Stimmmerkmale und Wörterbücher an. Als Verarbeitungszwecke nennt die Cloud-Anlage nur Spracherkennung, Übermittlung von Diktaten und die Pflege des Wörterbuchs in Ihrer Anwendung. Ob Diktate in allgemeine Modelle einfließen, regeln AVV, Anlage, Leistungsbeschreibung und AGB nicht ausdrücklich. Quelle
Ort der SpracherkennungLokal verfügbarBei DictNow On-Premise verarbeiten eigene Server und Clients die Diktate. Nur die optionale mobile App nutzt die Cloud. Quelle
Einsatz mit GesundheitsdatenVorgesehenDie Anlage sieht die medizinische Lizenz und die Verarbeitung von Gesundheitsdaten der Patienten vor. Quelle
Einsatz mit MandantendatenVorgesehenDie Verarbeitungsanlage nennt Mandantendaten. Supportmitarbeiter von Wolters Kluwer und den Unterauftragsverarbeitern sind zur Berufsverschwiegenheit verpflichtet. Quelle

Regionen im Detail

ArtRegionGeltungsbereich
SpeicherungCloud-Hosting in DeutschlandIn DictNow Cloud hosten Telekom Deutschland und Scanplus die Diktate, rockenstein hostet die App. Die Anlage nennt EU und EWR. Quelle
SpeicherungEigene Server und ClientsBei DictNow On-Premise liegen die Daten auf eigenen Servern und Clients. Nur die optionale mobile App nutzt die Cloud. Quelle
SpeicherungSalesforce-SupportticketsUnterauftragsverarbeiter in Großbritannien erhalten nur Supporttickets. Quelle
VerarbeitungCloud-Diktatverwaltung und europäischer SupportDictNow Cloud speichert Diktate in Deutschland, der Support sitzt in Europa. Recognosco in Österreich ist Lizenzgeber und leistet den Support der dritten Ebene, Teleperformance in Portugal den Erstsupport. Die Live-Erkennung läuft über eine lokale Komponente auf dem Windows-Client. Wo Hintergrund- und App-Erkennung laufen, nennt der Hersteller nicht. Quellen 1 2
VerarbeitungEigene Server (On-Premise)Bei DictNow On-Premise läuft die Erkennung auf eigenen Servern und Clients. Quelle
VerarbeitungSupporttickets in GroßbritannienSalesforce EMEA verarbeitet nur Supporttickets. Quelle
VerarbeitungAnalyse- und Absturzdienste ohne OrtsangabeDie Anlage nennt Revulytics für Nutzungsanalysen, die Administratoren abschalten können, sowie BugSplat für Absturzberichte nach Zustimmung im Einzelfall. Regionen dieser Dienste nennt die Anlage nicht. Quelle

Zertifikate und Nachweise

Vor dem Einsatz mit Patienten- oder Mandantendaten

  1. AVV mit DictNow abschließen und die Anlage zu Unterauftragsverarbeitern mit Regionen prüfen.
  2. Klären, ob Kundendaten für das Training von KI-Modellen genutzt werden.
  3. Löschfristen für Aufnahmen und erzeugte Texte festlegen und die automatische Löschung testen.
  4. In Praxen und Kliniken den Nachweis nach § 393 SGB V (C5-Testat des Cloud-Dienstes) anfordern.
  5. In Praxen und Kliniken DictNow schriftlich zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB verpflichten, einschließlich eingesetzter Unterauftragsverarbeiter.
  6. In Kanzleien den Vertrag nach § 43e BRAO schließen, mit Verschwiegenheitsverpflichtung des Anbieters und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.

Mehr zu DSGVO, § 203 StGB, § 393 SGB V und EU AI Act lesen Sie im Beitrag Rechtsrahmen für KI-Dokumentation und in der Datenschutz-Checkliste.

Häufige Fragen

Ist DictNow DSGVO-konform?

DictNow erklärt die Einhaltung der DSGVO und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Gespeichert wird wahlweise in der EU (Cloud-Hosting in Deutschland) oder lokal beim Anwender. Verarbeitet wird wahlweise in der EU (Cloud-Diktatverwaltung und europäischer Support) oder lokal beim Anwender. Für Support und andere betriebliche Zwecke werden Daten zusätzlich im Vereinigten Königreich verarbeitet. Welche Dienstleister das sind, steht im Datenschutzprofil unter „Regionen im Detail“. Für einzelne dieser Dienste nennt der Anbieter keinen Ort. Bei DictNow On-Premise verarbeiten eigene Server und Clients die Diktate. Nur die optionale mobile App nutzt die Cloud. ScribeIndex stuft den Datenschutz von DictNow als „Mit Einschränkungen“ ein (keine Angabe zum Training).

Wo speichert DictNow Daten?

DictNow speichert Daten wahlweise lokal beim Anwender oder in der EU.

  • Cloud-Hosting in Deutschland
    In DictNow Cloud hosten Telekom Deutschland und Scanplus die Diktate, rockenstein hostet die App. Die Anlage nennt EU und EWR.
  • Eigene Server und Clients
    Bei DictNow On-Premise liegen die Daten auf eigenen Servern und Clients. Nur die optionale mobile App nutzt die Cloud.
  • Salesforce-Supporttickets
    Unterauftragsverarbeiter in Großbritannien erhalten nur Supporttickets.

Nutzt DictNow Gesprächsdaten für KI-Training?

Die Erkennung passt sich an persönliche Stimmmerkmale und Wörterbücher an. Als Verarbeitungszwecke nennt die Cloud-Anlage nur Spracherkennung, Übermittlung von Diktaten und die Pflege des Wörterbuchs in Ihrer Anwendung. Ob Diktate in allgemeine Modelle einfließen, regeln AVV, Anlage, Leistungsbeschreibung und AGB nicht ausdrücklich.

Quellen

Datenschutzerklärungen, AVV/DPA, Trust-Center und Compliance-Seiten von DictNow.

  1. Wolters Kluwer: AVV assets.contenthub.wolterskluwer.com · abgerufen am 12. Oktober 2026
  2. DictNow Cloud: Verarbeitungsanlage assets.contenthub.wolterskluwer.com · abgerufen am 12. Oktober 2026
  3. DictNow On-Premise: Verarbeitungsanlage assets.contenthub.wolterskluwer.com · abgerufen am 5. Oktober 2026
  4. DictNow Cloud: IT-Voraussetzungen und lokaler Erkennungsanteil assets.contenthub.wolterskluwer.com · abgerufen am 5. Oktober 2026